CDD | Un(e) Office Manager

Bureau : 5 avenue de Messine 75008 – Paris

Nous recrutons un(e) Office Manager en CDD.

DESCRIPTION DU POSTE

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :

Comptabilité / facturation :

Fournisseurs

• Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
• Préparation et vérification des factures à régler

Clients

• Emission des factures clients
• Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
• Gestion documentaire des clients
• Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
• Assurer le lien avec le service comptabilité

Banques

• Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
• Cash Management

Services généraux et QVT

• Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
• Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)
• Supervision de l’entretien des locaux
• Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
• Accueil des visiteurs
• Accueil téléphonique
• Suivi de l’état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe

Gestion administrative & Administration du personnel

• Gestion de l’Onboarding + Offboarding des collaborateurs
• Mise à jour des données administratives de l’entreprise
• Gestion de la flotte de véhicules de fonction
• Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
• Préparation des commandes de titres restaurant
• Suivi et organisation des visites médicales

Autres responsabilités :

• Organisation de petits déjeuners/ réunions d’équipes
• Participation à l’organisation d’évènements internes et externes

Profil recherché

Vous avez une formation (Bac+2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d’entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.

Les savoirs et savoir-faire :

• Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l’utilisation de la plateforme Microsoft Dynamics à la prise de poste par les experts du groupe)
• Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc..) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)
• Compréhension de l’information et la mettre en application

Les savoir-être :

• Polyvalence et proactivité
• Bonne humeur et esprit d’équipe
• Organisation, rigueur et fiabilité
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Capacités à bien gérer les priorités
• Curiosité d’esprit, envie d’apprendre et autonomie

CONDITIONS

• CDD de 3 mois – Forfait jours (Convention Syntec)
• Salaire : 35/40K brut annuel (selon profil)
• Tickets Restaurant
• Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine à adapter en fonction des impératifs).

Pourquoi nous rejoindre ?

• Vous occupez un poste très polyvalent avec beaucoup d’autonomie et de responsabilités
• Vous rejoignez une équipe dynamique, soudée et bienveillante
• Vous travaillez au sein de locaux agréables et très bien situés au sein du 8^ème  arrondissement.

Merci d’envoyer directement votre candidature à yoann.melloul@inextenso-finance.fr